Koniec biegania z L4. Od 1 lipca w życie weszły ogromne zmiany
Zwolnienie lekarskie już od dawna trafia do ZUS elektronicznie, prosto od lekarza. Problem był gdzie indziej – sam wniosek o wypłatę zasiłku wciąż w wielu firmach wymagał papieru, podpisu i osobistej wizyty w kadrach. Od 1 lipca 2026 roku to się zmienia. Zwykły skan, zdjęcie dokumentu albo e-m
Zwolnienie lekarskie już od dawna trafia do ZUS elektronicznie, prosto od lekarza. Problem był gdzie indziej – sam wniosek o wypłatę zasiłku wciąż w wielu firmach wymagał papieru, podpisu i osobistej wizyty w kadrach. Od 1 lipca 2026 roku to się zmienia. Zwykły skan, zdjęcie dokumentu albo e-mail do działu kadr mają dokładnie taką samą moc prawną, jak podpisany własnoręcznie formularz przyniesiony osobiście.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Starszy mężczyzna rozmawia z doradcą. | Fot. Warszawa w Pigułce
Kto wypłaca, ten decyduje o formie
Nowe przepisy, wprowadzone ustawą z 13 lutego 2026 roku o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, opierają się na jednym, kluczowym rozróżnieniu: kto w danym przypadku wypłaca zasiłek. Pracodawca zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób sam ustala prawo do zasiłku, jego wysokość i sam go wypłaca. Jeśli firma zgłasza do 20 osób, całą procedurę – od ustalenia prawa do świadczenia po wypłatę – przejmuje ZUS. Wyjątek stanowią zasiłki za okres po ustaniu zatrudnienia – te zawsze wypłaca ZUS, niezależnie od wielkości firmy.
Od tego, kto jest płatnikiem, zależy cała dalsza procedura – inna dla dużej firmy z własnym działem kadr, inna dla małego pracodawcy, którego rolą jest już tylko przekazanie dokumentów dalej.
Duża firma płaci sama – i przyjmie wniosek mailem
Jeśli zasiłek wypłaca pracodawca, pracownik składa wniosek bezpośrednio do niego – papierowo, tak jak dotychczas, albo elektronicznie. Dopuszczalne formy są szerokie: wewnętrzny system kadrowo-płacowy, zwykły e-mail do działu kadr albo skan lub czytelne zdjęcie podpisanego dokumentu. W tym wariancie przepisy nie narzucają żadnego konkretnego podpisu elektronicznego – liczy się to, żeby dokument dotarł do pracodawcy w rozpoznawalnej, czytelnej formie.
Gdy płaci ZUS, trzeba podpisu elektronicznego
Inaczej wygląda sytuacja w mniejszych firmach, gdzie świadczenie ustala i wypłaca bezpośrednio Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Wniosek trafia wtedy prosto do ZUS – papierowo, albo elektronicznie przez platformę PUE/eZUS lub na adres do doręczeń elektronicznych (e-Doręczenia). Tu jednak dokument musi być opatrzony jednym z uznawanych podpisów: kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym (z e-dowodu) albo podpisem udostępnianym bezpośrednio przez systemy ZUS.
Najważniejsza zmiana: koniec dosyłania papierowego oryginału
To sedno całej nowelizacji. Dokumenty przekazane do ZUS drogą elektroniczną przez płatnika składek mają dziś taką samą moc prawną, jak dokument papierowy podpisany własnoręcznie przez ubezpieczonego. Nie trzeba już później donosić papierowego oryginału tylko dlatego, że sprawa ruszyła elektronicznie – to był dotąd częsty, irytujący obowiązek dublowania tej samej dokumentacji w dwóch formach.
Dodatkowe załączniki wymagane do przyznania zasiłku – zaświadczenia, dokumenty potwierdzające okoliczności – można teraz składać jako oryginały, kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem, albo zwykłe elektroniczne kopie, w tym skany. ZUS albo płatnik zasiłku zachowują jednak prawo zażądać oryginału, jeśli pojawią się wątpliwości co do zgodności kopii z dokumentem źródłowym.
Zasiłek opiekuńczy trafi do ZUS bez zbędnych formalności
Nowe przepisy doprecyzowują też sytuację, która wcześniej bywała niejasna. Jeśli ubezpieczony złoży wniosek o zasiłek opiekuńczy do pracodawcy, który sam nie wypłaca zasiłków, pracodawca ma obowiązek przekazać ten wniosek do ZUS – papierowo, albo jako skan załączony do przesyłki elektronicznej. Także w tym przypadku nie trzeba potem dosyłać papierowej wersji tylko dlatego, że dokument już raz trafił do systemu elektronicznie.
7 dni dla pracodawcy – to termin, który warto zapamiętać
Firmy dostały jasno określony, sztywny termin. Płatnik składek, który otrzymał od pracownika dokumenty niezbędne do ustalenia prawa do zasiłku wypłacanego przez ZUS, musi przekazać komplet do Zakładu najpóźniej w ciągu 7 dni od ich otrzymania. Spóźnienie nie unieważnia wniosku, ale realnie opóźnia wypłatę świadczenia – a to prosta strata czasu, której da się uniknąć samą organizacją pracy w kadrach.
Sprawdź jedną rzecz, zanim wyślesz wniosek
Ustal wielkość swojego pracodawcy pod kątem liczby osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego – to jedna informacja, od której zależy cała dalsza droga wniosku. Dział kadr powinien to wiedzieć od ręki, bez potrzeby zgadywania czy szukania w dokumentach.
Wysyłaj wniosek e-mailem lub przez system kadrowo-płacowy, jeśli Twoja firma zatrudnia więcej niż 20 osób ubezpieczonych – papierowy formularz z podpisem przestaje być jedyną opcją, a skan czy zdjęcie dokumentu mają dokładnie taką samą wagę prawną.
Załóż profil na PUE/eZUS i przygotuj podpis zaufany lub kwalifikowany, jeśli pracujesz w mniejszej firmie, gdzie zasiłek wypłaca bezpośrednio ZUS – bez jednego z tych podpisów elektroniczny wniosek do Zakładu nie zostanie uznany za prawnie skuteczny.
Zachowaj potwierdzenie wysyłki dokumentów elektronicznych – maila, zrzutu ekranu z systemu kadrowego czy potwierdzenia z PUE/eZUS. To dowód na wypadek sporu o dotrzymanie terminów, szczególnie przy 7-dniowym obowiązku przekazania dokumentów przez pracodawcę do ZUS.
Redaktor naczelny serwisu. Absolwent Wydziału Dziennikarstwa i Nauk Politycznych na Uniwersytecie Warszawskim z ponad 15-letnim doświadczeniem w mediach. Specjalista ds. strategii informacyjnych i komunikacji kryzysowej. Wieloletni inwestor giełdowy i praktyk rynków finansowych. W swoich tekstach łączy warsztat dziennikarski z praktyczną wiedzą o podatkach, inwestowaniu i mechanizmach rynkowych, tłumacząc zawiłości ekonomii na język codzienny.
Capital Media S.C. ul. Grzybowska 87, 00-844 Warszawa
Kontakt z redakcją: [email protected]
Źródło: Warszawa w Pigułce